Хорошо, когда в компании имеется такое помещение, но что делать тем, у кого его нет? Можно купить такое помещение, но это обойдется дорого и не всегда компания располагает необходимым количеством денежных средств для совершения такой покупки. Поэтому один из самых оптимальных вариантов будет аренда зала в Москве.
Два основных подхода по организации аренды зала в Москве. Плюсы и минусы каждого.
В Москве сегодня есть много разных фирм и посредников, которые занимаются арендой залов для проведения различного рода мероприятий, но зачастую их услуги также необходимо оплачивать. Это существенный минус, но плюс заключается в том, что руководству компании не нужно думать, где разместить людей, какой вместимости должен быть зал, есть ли возможность установить в нем все необходимое оборудование и др. Все эти организационные вопросы на себя берет компания, которая предоставляет такого рода услуги. Другими словами такой подход носит название аренда под ключ. То есть, за руководство компании выбором подходящего зала для проведения различных мероприятий и его арендой полностью занимается фирма, которая работает в этой сфере деятельности. Это очень удобно и выгодно тем, у кого нет времени на разного рода организационные нюансы, или сотрудники компании не имеют достаточного опыта в подобного рода вопросах либо сталкиваются с таким впервые.
Второй вариант аренды зала заключается в том, что сама компания занимается этим вопросом. Сотрудники и начальство сами выбирают необходимое помещение, рассчитывают количество людей, которые будут присутствовать, занимаются оформлением всей необходимой документации по заключению договора аренды и учитывают все остальные нюансы. Естественно, что данный подход позволит сэкономить в денежном эквиваленте, но при этом придется потратить личное время и силы для того, что бы сделать правильный выбор и грамотно продумать все от мелочей.
Как правильно выбрать зал для аренды в Москве самому. Основные нюансы.
Для того, что бы правильно выбрать зал для проведения мероприятия необходимо учесть множество нюансов. Первое, что нужно сделать определить, для какого рода мероприятия будет использоваться данное помещение: семинар, научная конференция, тренинги, деловая встреча или корпоративное мероприятие. От этого будут зависеть такие нюансы, как:
• вместимость помещения;
• наличие необходимого вида оборудования и оснащение или возможность его установки;
• удобное месторасположение и возможность легко добраться любым видом транспорта;
• соответственный интерьер и оформление здания;
• наличие самой необходимой инфраструктуры (кафе, санузлы и т.п.).
Вместимость будет зависеть от типа проведения мероприятия. Для обычных деловых встреч в присутствии нескольких человек (например, начальства двух разных фирм) вполне подойдет небольшое помещение. Здесь должно быть только минимальный перечень необходимого оборудования такого, как телефония, персональные компьютеры (ноутбуки), при потребности небольшой проектор. Для проведения крупных корпоративных встреч наподобие семинаров, вебинаров, конференций, конечно уже нужен зал с большой вместимостью. Здесь должно уже быть все самое мощное оборудование для трансляции видео, организации телефонных переговоров, видеозвонков, презентаций. Поэтому нужно иметь весь необходимый аппаратный комплекс для таких целей. Также очень желательно закрепить отдельного человека ответственного за работу данного оборудования, который имеет соответственные навыки и опыт в его настройке. Например, на данную роль вполне подойдет обычный ИТ-специалист или системный администратор, который есть фактически на каждом предприятии. Просто будет очень досадно, если внезапно во время проведения конференции или презентации вдруг перестанет работать Skype или выйдет из строя проектор. Поэтому лучше застраховать себе от подобного рода неприятностей.
Для крупных мероприятий сегодня очень большой популярностью пользуются специально оборудованные для этого конференц-залы. В этих залах есть все необходимое оснащение и все условия для организации подобного рода встреч. Поэтому в таком случае руководство компании уже несколько упрощает себе задачу в плане выбора и монтажа оборудования, а также организации мест и прочих мелких нюансов. Достаточно только выбрать нужный зал в зависимости от конкретных задач. Конференц-залы своим только интерьерным оформлением уже настраивают сотрудников на рабочую обстановку. Поэтому это как раз то, что необходимо для проведения успешной конференции.
Следующий нюанс при выборе помещения для аренды это его доступность и удобное месторасположения. Ведь, если помещение находится в каком-то малоизвестном районе города или где-то на окраине, то это создаст дополнительные трудности при попытке добраться до места назначения, что в дальнейшем приведет к таким последствиям, как опоздание на встречу многих гостей и участников. В результате про организатора сложится не очень хорошее мнение, что может негативно сказаться на репутации компании-организатора в целом. С целью избежать таких неприятных ситуаций, желательно выбирать зал с учетом, того, что бы к нему можно было легко добраться, как собственным автомобилем, так и с помощью гражданского транспорта. Также место должно располагаться в известном квартале или районе города, что бы его можно было быстро найти.
Можно конечно организовать мероприятие где-то вдали от городской суеты мегаполиса, на окраине города. Но это будет оправдано в случаях проведения какого-то корпоратива либо праздника среди сотрудников компании. В основном такие мероприятия направлены больше на отдых и для того, что бы дать возможность сотрудникам немного расслабится вдали от городского шума, но и при этом обговорить некоторые рабочие вопросы.
Немаловажным моментом будет интерьер и само оформление помещения. Здесь желательно выбирать зал, оформленный в стиле, который будет стимулировать присутствующих настроиться на рабочую атмосферу. Кроме того, если планируется длительная встреча, то необходимо, что бы поблизости имелось какое-то небольшое кафе или подобного рода заведения. Это позволит присутствующим сделать небольшую паузу, немого перекусив или выпив чашечку кофе. То есть, вопрос наличия необходимой инфраструктуры также является очень существенным.
Есть еще много разных нюансов при выборе помещения для аренды, но это уже вопросы очень узкого плана, которые зависят уже от конкретных задач и сферы деятельности компании, а также от тематики будущего мероприятия.
