Для оформления соглашения сторонам не обязательно встречаться лично и обмениваться бумажными экземплярами. Российское законодательство позволяет совершать сделки с использованием электронных средств, если выбранный способ дает возможность определить содержание документа и установить человека, который выразил свою волю.
При этом конкретный порядок зависит от участников сделки, вида документа и требований законодательства. Поэтому взаимодействие двух организаций и подписание с обычным гражданином на практике организуют по-разному.
Заключение электронного договора между юридическими лицами
В отношениях между компаниями часто используется электронный документооборот. Стороны формируют договор в цифровом формате, отправляют его через систему ЭДО и подписывают электронной подписью.
Какую подпись используют компании
Наиболее надежный вариант – квалифицированная электронная подпись. Документ, подписанный КЭП, по общему правилу признается равнозначным бумажному экземпляру с собственноручной подписью, кроме случаев, когда законодательство требует исключительно бумажную форму.
При использовании других видов ЭП сторонам необходимо учитывать условия их признания. Закон допускает применение простой и неквалифицированной подписи, если соответствующий порядок предусмотрен нормативными актами или соглашением участников.
Обычно процесс выглядит так: одна компания готовит договор, отправляет его контрагенту через электронную систему, уполномоченные представители подписывают файл, после чего обе стороны получают экземпляр документа и сохраняют его в архиве.
Как подписать договор с физическим лицом
При работе компании с клиентами ситуация отличается. Требовать от каждого покупателя, пациента или заказчика получать квалифицированную подпись зачастую нецелесообразно. Для многих документов законодательство позволяет применять простую электронную подпись – например, подтверждение одноразовым кодом.
Чтобы такой способ имел юридическое значение, необходимо правильно определить правила идентификации подписанта и условия использования ПЭП. Они могут закрепляться законом либо соглашением сторон.
Как выглядит процесс для клиента
Организация готовит документ и направляет человеку ссылку. Пользователь открывает его на смартфоне или компьютере, знакомится с условиями, подтверждает личность и подписывает установленным способом. После завершения процедуры электронный экземпляр сохраняется и остается доступным участникам.
Для подобных сценариев можно использовать сервис F.Doc – он предназначен именно для электронного подписания документов между компанией и физическими лицами. В частности, клиент может получить документ по ссылке и подтвердить подписание кодом, а организация сохраняет сведения о совершенной операции.
Что проверить перед переходом на электронное подписание
Недостаточно просто заменить бумажный файл PDF-документом. Компании следует определить подходящий вид электронной подписи, порядок идентификации сторон, правила хранения документов и требования законодательства к конкретному виду сделки.
Грамотно организованный процесс позволяет заключать многие договоры дистанционно, сократить бумажный документооборот и упростить взаимодействие как с контрагентами, так и с клиентами.
