18+
  1. Как организовать успешное мероприятие

Как организовать успешное мероприятие

Как организовать успешное мероприятие
Проведение даже небольшого тренинга требует ответственности, дисциплины и жесткого контроля. При проведении крупной конференции, когда количество потенциальных участников превышает сотни человек, от организаторов требуется профессионализм и серьезный опыт в планировании и проведении подобных мероприятий.

Семинары, конференции и тренинги нужны для продвижения определенного товара: им может выступать бренд, научные идеи или общественное мнение. Решение о проведении мероприятия начинается с определения аудитории и задач, которые должны быть решены после его окончания. Это значит, что организация конференций и мероприятий должна проходить в рамках определенного плана – незаметного для окружающих, но тщательно проработанного организаторами.

Планирование мероприятия

Любое мероприятие планируется для получения опыта участниками – более всего ценятся доклады и сообщения, имеющие практическую ценность. Изначально необходимо определить самые главные постулаты предстоящего события: определить тематику и примерное число участников, выбрать место проведения и предусмотреть средства, которые будут потрачены на организацию мероприятия.

Тема семинара определяется его направленностью, в зависимости от нее определяется круг выступающих. Часто требуется смотреть шире и постараться, чтобы мероприятие не совпало с датой других конференций и семинаров, также представляющих интерес для участников. Тщательный выбор даты позволяет привлечь в качестве докладчиков компетентных специалистов и не позволит другому мероприятию оттянуть на себя вашу целевую аудиторию.

Подготовка рекламных материалов

Рекламный материал по предстоящему мероприятию должен отражать его характер. Маркетинг семинара или конференции является важнейшей частью подготовки, и в большинстве случаев успех определяется именно подготовкой рекламы и маркетинговыми мероприятиями, предшествующими событию.

При проведении мероприятия часто требуется сотрудничество с рекламными компаниями – профессионалами в области организации. Обращение в рекламную компанию позволит получить профессиональную рекомендацию по событию, оформить зал в соответствии с фирменным стилем компании и обеспечить гостей рекламной продукцией.

По мнению специалистов рекламного агентства Experience, при проектировании и изготовлении оборудования для проведения мероприятий необходимо учитывать психологию посетителя: он должен обратить внимание на промо стойки для рекламы, заинтересоваться технологией или продвигаемым брендом. Чтобы добиться успеха мероприятия, мало только энтузиазма и желания. Наряду с качественной рекламой, уважаемыми докладчиками и хорошо подобранным местом проведения, требуется серьезный анализ продвигаемого продукта и знание целевой аудитории, что позволяет представить бренд в наиболее выгодном свете.

При организации промо акции под ключ в Experience применяют комплексный и взвешенный подход, прорабатывая сценарий мероприятия, рекламную поддержку, с учетом возникновения непредвиденных обстоятельств. Результат профессиональной работы – хорошее настроение, рост продаж и возможность дальнейшего планирования развития.

Работы по подготовке мероприятия начинаются за 1,5-2 месяца до его проведения.